Die primäre Ordnung der Sammlung ist topographisch nach den Regionen Italiens, die weitere Untergliederung erfolgt nach Ort, Straße/Gebäude/Institution, Künstleralphabet. Dabei bleibt die Zuordnung der Abbildungen zu den Sammlungen von Anderson, Brogi oder Alinari gewahrt. Ein gedrucktes Begleitheft bringt eine Inhaltsbeschreibung der einzelnen Abteilungen - differenziert nach den drei Sammlungen - und verweist jeweils auf inhaltliche Schwerpunkte. Zusätzliche Ortsregister ermöglichen die korrekte regionale Zuordnung und geben zugleich einen Hinweis auf die jeweilige Sammlung. Da die Qualität der Beschriftung und der Umfang der Angaben auf den einzelnen Abbildungen selbst stark differiert, zum Teil auch kaum leserlich ist, sind die als Register auf Mikrofiches beigefügten Objektbeschreibungen in vielen Fällen eine unabdingbare Ergänzung. Dank der Reproduktion der insbesondere bei der Alinari-Sammlung bereits vorhandenen sekundären Zugangshilfen und Erschließungsverfahren und durch zusätzliche gedruckte Schlüssel bietet das Alinari photo archive eine tiefergehende Aufschlüsselung der Sammlungsbestände. So ist z.B. eine differenziertere Recherche im Bereich biblischer Themen, zu Heiligendarstellungen, zu Darstellungen historischer Gestalten der Antike, zu Darstellungen historischer Personen und Ereignisse seit der Antike und der Abbildungsnachweis zu Künstlern möglich. Wie schon beim Marburger Index wird man sich auch hier erst in die jeweiligen Erschließungmodi einfinden müssen. Sie sind beim Alinari photo archive zwar weniger komplex, zugleich aber auch unsystematischer, da kein umfassendes Erschließungsprinzip zugrunde liegt. Gleichwohl bietet diese Abbildungssammlung eine beachtenswerte Diffenzierung des Zugangs und damit ergiebigere Information als etwa der Italien-Index oder andere vergleichbare Abbildungssammlungen.
Die bislang vorgestellten Abbildungssammlungen betrafen ausschließlich oder zumindest überwiegend Kunst und Architektur eines Landes oder waren durch eine deutliche Epochen- und Kulturkreiseingrenzung beschrieben. Anders sieht dies für die beiden großen auf Mikrofiche publizierten Abbildungssammlungen des Courtauld Institute of Art in London aus, der Conway Library und der Witt Library.