Die BA werden nach Fertigstellung durch gedruckte Register erschlossen. Sie dienen einerseits der nachträglichen Behebung von Mängeln, die bei der Herstellung der BA zwangsläufig wegen der sukzessiven Auswertung der Quellen auftreten, in denen ein und dieselbe Person unter verschiedenen Namensformen angesetzt sein kann, die im Alphabet evtl. weit auseinander stehen; das Register ermöglicht dann deren Zusammenführung unter einer Eintragung. Da die meisten BA neben dem Hauptteil mit den Namen von A - Z über zusätzliche, gleichfalls alphabetisch geordnete Supplemente verfügen, dienen die Register zur Erschließung beider Alphabete. Zum anderen enthalten die Register zahlreiche Namensverweisungen. Die Recherche nach einer Person muß also stets vom Register ausgehen, da eine Suche allein im Alphabet des Hauptteils entweder - wenn man die Namensform nicht kennt, unter der eine Person angesetzt ist - zu gar keinem Ergebnis oder nur zu einem Teilergebnis führt, wenn eine Person zusätzlich im Supplement verzeichnet ist.

Die Register machen allerdings zu jedem Namen zusätzliche Angaben, die über ihre primäre Funktion als Auffindungshilfe hinausreichen: Name, Vorname, Geburts- und Todesjahr (nicht jedoch -datum), den "Beruf", bei BA, die mehrere Nationen behandeln,[1] das Land oder die Länder, in denen die Person lebte oder wirkte, Sigel für die Quellen sowie Fundstellen auf den Mikrofiches im jeweiligen BA. Aus den wenigen zusätzlichen Angaben, die aber im Grunde notwendig sind, um gleichnamige Personen unterscheiden zu können, leitet der Verlag den Anspruch ab, bei den Registern handele es sich um selbständig nutzbare, also letztlich vollgültige biographische Informationsmittel, was natürlich so keineswegs zutrifft.

Da die gedruckten Register zu den BA aus einer Datenbank gespeist werden, in der alle biographischen Daten - Name(n), Geburtsjahr, Todesjahr, Berufe, Sigel für die Quelle und Fundstelle in den BA - in digitalisierter Form vorliegen, ist es einfach, nicht nur eine Gesamtkumulation herzustellen (dazu unter Punkt 3), sondern umgekehrt aus dieser Gesamtmenge Teilverzeichnisse nach "Berufen" zusammenzustellen, von denen beispielhaft die für die Bereiche Geisteswissenschaften, Musik und Medizin hier kurz und kritisch vorgestellt werden sollen.[2]

Auf Grund des weit fortgeschrittenen Publikationsstandes der BA lag seit 1995 eine so große Zahl von biographischen Daten vor, daß der Verlag daran denken konnte, diese auf "globaler" Basis anzubieten, sprich, die in den einzelnen Indizes zu den BA enthaltenen Daten in einer Datei zusammenzuführen. Daß sich dafür natürlich nicht eine gedruckte, sondern eine digitalisierte Ausgabe anbietet, ist verständlich. Diese hat auch den Vorteil, daß sie sich im Gegensatz zu den gedruckten Ausgaben leicht und kostengünstiger häufig aktualisieren läßt, von den wesentlich besseren Recherchemöglichkeiten ganz zu schweigen.

Neben der CD-ROM-Ausgabe existiert über die Hosts Genios und daVinci die Möglichkeit zur Online-Recherche im IBI. Daneben wurde bereits im Herbst 1996 ein kostenfreies Internetangebot gestellt, das jedoch wegen offensichtlicher Mängel und technischer Schwierigkeiten schon binnen kurzem wieder zurückgezogen wurde. Seit dem 15. Oktober 1997 liegt IBI nun abermals im WWW auf, wiederum bei der TUB Braunschweig umgesetzt in eine Allegro-Datenbank und über deren Homepage (http://www.biblio.tu-bs.de) als deutsch- oder englischsprachige Version aufzurufen. Daß das WWW-Angebot weniger Suchmöglichkeiten als die CD-ROM bietet, zeigt die folgende Auflistung der hier verfügbaren Register der Listensuche: Personennamen; Verfasser/Herausgeber der Quellen; Titelstichwort der Quellen, Berufe und Länder; Titel und Kurztitel der Quellen; Erscheinungsvermerk der Quellen; Berufe, Berufscodes und Ländercodes sowie Identifikationsnummern. Für die kombinierte Recherche (UND) können die Felder Personenname; Berufsgruppe; Geburts-, Sterbe- und Erwähnungsjahr (mit Bereichssuche) und BA mit Rechtstrunkierung oder genauer Suche benutzt werden. Ausgehend von den biographischen Suchmöglichkeiten bietet die Vollanzeige alle Informationen: zunächst werden die Indexdaten des IBI mit Verweisung auf das BA mit Fundstelle und danach die bibliographischen Daten des Quellenwerks angegeben. Lediglich letztere werden nach einer bibliographischen Recherche angezeigt. Für einfache Recherchen ist das Internetangebot durchaus ausreichend. Nachdem die Eingangsseite zunächst wenig befriedigend war, da sie weder Informationen zum Inhalt des IBI noch zum Berichtsstand enthielt, ist dieser Mangel seit Anfang 1998 dank einer neuen Informationsseite behoben, der man entnehmen kann, daß die WWW-Datenbank den Stand der 4. CD-ROM-Ausgabe aufweist und damit nicht auf dem neuesten möglichen Stand ist.